| Tittel: | Innsyn i dokument sendt fra en ekstern advokat på vegne av Porsgrunn kommune – om plikt til arkivering, journalføring mv. - (2024/3633) : 18. januar 2025 uttalte Sivilombudet | | Materialtype: | Dom | | Signatur: | Sivilombudet | | Utgitt: | Oslo : Sivilombudet, 2025 | | Omfang: | 10 sider | | Emneord: | Arkiver / Innsyn / Sivilombudet / Uttalelser | | Stikkord: | Offentleglova (2006) § 3 / SOM-2024-3633 | | Geografiske emneord: | Porsgrunn | | Note: |
| | Innhold: | Saken gjelder innsyn i en e-post sendt fra en KS-advokat engasjert av Porsgrunn kommune i forbindelse med håndteringen av en personalsak. E-posten ble sendt fra kommunens advokat til (den daværende) rådmannens advokat. KS-advokaten skal ifølge kommunen ikke ha hatt mandat til å drive saksbehandling i personalsaken. Etter ombudets syn er det flere ting somt taler for at innholdet i den aktuelle e-posten er relatert til personalsaken, og at dokumentet skulle vært arkivert og journalført av Porsgrunn kommune. Sivilombudet kom etter dette til at det er begrunnet tvil om Porsgrunn kommune har overholdt arkiv- og journalføringsplikten sin i denne saken. Den mangelfulle arkiveringen og journalføringen kan dermed ha fått betydning for behandlingen av innsynskravet. Ombudet har bedt Porsgrunn kommune om å innhente alle dokumenter som er utarbeidet i forbindelse med det konkrete oppdraget og sendt mellom KS-advokaten og rådmannens advokat, og vurdere om disse er arkiv- og journalføringspliktige. Kommunen har også blitt bedt om å vurdere om det kan eksistere ytterligere dokumenter i saken som ennå ikke er arkivert og eventuelt journalført. Videre har kommunen blitt bedt om å vurdere innsynskravet til klageren på nytt, herunder undersøke hvorvidt det eksisterer saksdokumenter av en slik art klageren beskriver, og vurdere innsynskravet opp mot disse.
(Sivilombudets sammendrag) |
|
|